«Bald zurück»: Was in einer guten Abwesenheitsnotiz stehen sollte

Es ist oft die letzte Tat am Arbeitsplatz, bevor Berufstätige sich in den Urlaub verabschieden: Die Abwesenheitsnotiz einstellen. Regelmäßig kniffelt man wieder an der korrekten Formulierung. Was ist zu beachten?

«Bei der Abwesenheitsnotiz handelt es sich um einen kurzen Text, der das Wichtigste vermittelt: In welchem Zeitraum Sie nicht erreichbar sind, wann Ihre Kontakte wieder mit einer Antwort von Ihnen rechnen können, wahlweise der Grund für die Abwesenheit und gegebenenfalls eine persönliche Note», erklärt Kristin Koschani-Bongers.

Auch einen Verweis auf eine andere E-Mail-Adresse oder Telefonnummer eines Kollegen oder einer Kollegin findet die Etikette- und Kommunikationstrainerin sinnvoll. Ihr Rat: «Formulieren Sie dabei immer positiv.»

Die wichtigste Info in die zweite Zeile

Was in den Text einer Abwesenheitsnotiz gehört, sei aber immer kontextabhängig. Für den Betreff reicht schlicht «Abwesenheitsnotiz» (englisch: «Out of Office Message»). Den Text sollte man mit dem Tagesgruß, eventuell einer Anrede und dem Dank beginnen («Guten Tag und vielen/herzlichen Dank für Ihre Nachricht»).

«In die zweite Zeile schreiben Sie gleich die wichtigste Information: Ab wann Sie wieder erreichbar sind sowie wahlweise den Grund für Ihre Abwesenheit», erklärt Koschani-Bongers weiter. Die Information, wann man wieder erreichbar ist, mache dabei immer einen besseren Eindruck als die Angabe der Abwesenheitszeit (»Ich bin derzeit im Urlaub. Gerne können Sie mich ab Montag, TT/MM/JJ, hh:mm Uhr wieder erreichen»).

Vertretungsregeln klar kommunizieren

Ebenfalls wichtig: Man sollte dem Empfänger mitteilen, wenn E-Mails nicht automatisch weitergeleitet werden oder von Kolleginnen eingesehen werden können («Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Ihre Mail nicht weitergeleitet werden kann.»).

«Wenn Sie durch einen Kollegen vertreten werden, weisen Sie Ihren Kontakt auf dessen E-Mail-Adresse und gegebenenfalls die Telefonnummer hin», so die Expertin weiter. Die Bitte, diese Option nur in dringenden Fällen zu nutzen, könne dabei helfen, kleinere Anliegen herauszufiltern («Wenden Sie sich in dringenden Fällen bitte gerne an Kollege: kollege@beispiel.de»). 

Wer mag, fügt eine Schlussformel an («Mit den besten Grüßen Name»). Nicht vergessen sollte man die eigene Signatur.

Teamintern locker und herzlich kommunizieren

Eine Abwesenheitsnotiz muss Koschani-Bongers zufolge nicht zwingend formell sein. In vielen Feldern könne sie je nach Kontext und persönlicher Beziehung auch lockerer und herzlicher ausfallen. Entscheidend ist, dass der Ton zur Unternehmenskultur passt. Wenn nur Kolleginnen und Kollegen die Nachricht lesen, können man durchaus salopper formulieren: «Ich bin dann mal weg und ab dem TT/MM/JJ wieder für euch da - mit frischer Energie und Tatendrang!»

«Denken Sie aber auch immer daran, dass Ihre Vorgesetzten diese ebenfalls zu Gesicht bekommen können», mahnt Koschani-Bongers. Formulierungen wie «Wendet euch in dringenden Fällen bitte an meine Topfpflanze!» sollten Beschäftigte im besten Fall noch mal überdenken.